Jakarta 30/11/2025 Saatkita - Acara kantor, gathering perusahaan, seminar internal, hingga hybrid meeting kini semakin sering digelar, terutama untuk kebutuhan branding, internal engagement, peluncuran program, hingga koordinasi dengan tim lintas lokasi. Tahun 2025 menjadi tahun di mana perusahaan dituntut lebih kreatif dalam menyelenggarakan acara—baik yang berukuran kecil, menengah, hingga acara full-scale.
Namun, di balik acara yang sukses, persiapan detail adalah kunci. Mulai dari pemilihan venue, susunan rundown, kebutuhan teknis, hingga vendor peralatan event harus dipikirkan secara matang.
Artikel ini akan menjadi panduan lengkap bagi Anda yang sering menangani acara perusahaan: HR, sekretaris, EO internal, hingga PIC marketing. Semua checklist dan insight berikut bisa langsung diterapkan.
1. Menentukan Tujuan Event (Fundamental Wajib)
Sebelum memilih venue atau menyusun rundown, tentukan dulu tujuan acara:
❒ Apakah untuk internal engagement?
❒ Apakah untuk pelatihan teknis atau workshop?
❒ Apakah untuk seminar, hybrid event, atau webinar?
❒ Apakah untuk evaluasi tahunan?
Tujuan acara akan memengaruhi:
-
jumlah peserta
-
kebutuhan ruang
-
kebutuhan peralatan (TV LED, proyektor, sound system)
-
kebutuhan dokumentasi
-
alur rundown
Contohnya:
Seminar internal dengan 50 peserta biasanya butuh TV LED 65–75 inch, speaker aktif 12–15 inch, dan mic wireless minimal 2 unit.
Sedangkan hybrid meeting butuh TV LED + laptop Zoom, mic, speaker, kamera HD, serta stabilitas koneksi internet.
2. Checklist Pemilihan Venue yang Tepat
Memilih venue bukan hanya soal melihat kapasitas, tetapi juga kelengkapan fasilitas.
Checklist Venue 2025:
-
Kapasitas ruangan sesuai jumlah peserta
-
Akses parkir luas
-
Lokasi mudah dijangkau transportasi umum
-
Tersedia listrik stabil (minimal 2 stop kontak terpisah)
-
Tidak echo / tidak terlalu bergema
-
Ruangan bisa di-setting (classroom, round table, U-shape)
Jika venue tidak menyediakan peralatan audiovisual, maka Anda perlu vendor profesional untuk tambahan peralatan seperti TV LED, sound system, atau lighting.
3. Peralatan Event yang Wajib Ada di Setiap Acara Perusahaan
Setiap event memiliki kebutuhan yang berbeda, tetapi secara umum peralatan berikut adalah standar minimal:
✔ 1. TV LED atau Layar Display
Digunakan untuk:
-
presentasi
-
materi training
-
video playback
-
tampilan Zoom Meeting
Ukuran umum:
-
55 inch → untuk ruang kecil (20–30 orang)
-
65 inch → untuk ruang menengah (30–50 orang)
-
75 inch → untuk seminar dan training besar
✔ 2. Sound System
Minimal terdiri dari:
-
2 speaker aktif
-
1 mixer mini
-
1–2 mic wireless
Jika acara outdoor atau auditorium, penambahan subwoofer dan monitor speaker perlu dipertimbangkan.
✔ 3. Laptop & Sistem Streaming
Untuk hybrid meeting:
-
laptop Zoom
-
kamera HD (minimal 1080p)
-
tripod
-
audio interface
-
koneksi internet backup
✔ 4. Lighting / Penerangan
Jika acara bersifat formal atau ada dokumentasi profesional, lighting penting untuk hasil visual yang jelas.
4. Kesalahan Umum Saat Mengadakan Acara (dan Cara Menghindarinya)
Banyak PIC acara perusahaan mengalami masalah teknis yang sebenarnya dapat dicegah.
❌ 1. Mengandalkan peralatan venue sepenuhnya
Sering kali TV venue terlalu kecil atau sound system rusak.
❌ 2. Tidak melakukan technical meeting (TM)
TM 1 hari sebelum acara dapat menyelamatkan acara dari masalah teknis.
❌ 3. Tidak menyiapkan operator
Acara 2–5 jam membutuhkan operator audiovisual agar tidak panik jika ada gangguan.
❌ 4. Mengabaikan kabel, extender, dan backup listrik
Ini yang paling banyak menimbulkan masalah.
5. Vendor Peralatan Event: Kenapa Penting Memilih yang Profesional?
Vendor profesional bukan hanya menyewa peralatan, tetapi juga:
-
datang tepat waktu
-
setup rapi
-
menyediakan operator
-
menyediakan peralatan cadangan (backup)
-
memastikan acara berjalan stabil
Banyak perusahaan gagal event karena vendor tidak siap atau peralatannya belum standar industri.
6. Rekomendasi Vendor Peralatan Event untuk Jabodetabek
Untuk perusahaan atau instansi yang membutuhkan peralatan event profesional, salah satu rekomendasi tepercaya adalah Salt Rental.
Salt Rental menyediakan layanan lengkap untuk acara kantor, seminar, hybrid meeting, dan event branding di area Jakarta, Depok, Tangerang, dan Bekasi.
Layanan Salt Rental mencakup:
-
Sewa TV LED berbagai ukuran
-
Sewa Sound System
-
Paket Hybrid Meeting
-
Multicam & Live Streaming
-
Sewa Lighting
-
Sewa Tenda Sarnafil
-
Sewa AC & Kipas
-
Booth event & backdrop
-
Paket Zoom Meeting Setup
Website:
👉 https://saltrental.web.id/sewa-zoom-meeting-jakarta-selatan/
Artikel ini relevan untuk PIC event di wilayah Jakarta Selatan, terutama jika mengadakan acara di area seperti Fatmawati, Cilandak, Kemang, TB Simatupang, dan sekitarnya.
7. Contoh Paket Acara yang Umum Digunakan Perusahaan
Paket Standar Meeting 20–40 Orang
-
TV LED 65 inch
-
2 speaker aktif
-
2 mic wireless
-
Laptop Zoom
-
Operator 1 orang
Paket Seminar 50–100 Orang
-
75 inch LED TV / mini videotron
-
4 speaker + mixer 12 channel
-
Lighting basic
-
Mic wireless 2–4 unit
-
Dokumentasi kamera
Paket Hybrid Meeting
-
Kamera HD
-
Laptop Zoom
-
Speaker + mic
-
TV LED sebagai display peserta online
-
Internet backup
8. Checklist Final Sebelum Acara Dimulai
✔ Rundown sudah fix
✔ Peralatan sudah dicek (TV, kabel, mic)
✔ Backup baterai dan colokan tersedia
✔ Operator sudah brief
✔ Venue sudah dibersihkan
✔ Dokumen acara siap
Checklist ini bisa disimpan dan digunakan untuk setiap event.
9. Kesimpulan
Mengadakan acara perusahaan bukan hal yang sulit jika persiapan dilakukan dengan tepat. Pemilihan venue, peralatan, vendor, hingga technical meeting adalah fondasi utama acara yang sukses.
Dengan memahami kebutuhan teknis dan menggunakan vendor profesional seperti Salt Rental, acara berjalan lebih aman, stabil, dan tanpa gangguan teknis.
Posting Komentar